עבור כל אירוע חשוב להקדים היערכות יסודית. כאשר כל הפרטים מתוכננים היטב, כשמאחורי כל פרט וחלק מהאירוע יש חשיבה רבה ותכנון – יש לאירוע סיכויים רבים להצליח במידה משביעת רצון.
שלבים בהכנות לאירוע
- חשיבה – לפני הכול עליכם לתכנן היטב את האירוע ואת המהלך שלו. כאשר אתם בוחנים את המקום בו הוא עתיד להיערך ואת מספר המשתתפים שאמורים להשתתף בו. כמו כן עליכם לחשוב על האווירה הרצויה ועל מה שאתם מתכוונים לעשות במהלך האירוע.
- בחירת שטח – לאחר שאתם יודעים מה הכיוון שלכם, אתם צריכים לבחור את השטח המתאים בו תוכלו לערוך את האירוע. האם אתם מעוניינים לערוך את האירוע בשטח סגור כמו אולם? או שאתם מחפשים שטח פתוח שיהלום את האירוע שלכם. בחנו את האפשרויות המוצעות בפניכם ונסו למצוא את המקום שעונה על דרישות האירוע שלכם כך שתנאי השטח יאפשרו לכם לחגוג אירוע מוצלח.
- חשמל – האם המקום מחובר לתשתית החשמל? ואם כן – האם החיבור מספק לכם את כל כמות האנרגיה הנצרכת לכם? במקרים רבים יהיה על מארגני האירוע למצוא אלטרנטיבה לחשמל. וזאת באמצעות גנרטורים שיספקו את החשמל במקום.
- ציוד ומכשור – במהלך האירוע ייעשה השימוש במכשירי חשמל שונים שילוו את האירוע ויעזרו לכם לנהל אותו בהצלחה. ראשית יש לציין את מערכת התאורה. זו שתאיר את המקום ותוסיף אפקטים של תאורה שיעשו את האווירה. יש לציין שקיימות כיום אופציות שונות שמאפשרות לבצע אטרקציות מעניינות ופעילויות אטרקטיביות בעזרת תאורה ואפקטים.
- הגברה – במהלך האירוע יהיה עליכם להגביר את הקול או את המוסיקה. את זה תעשו בעזרת מערכות הגברה מקצועיות שיפזרו את הקול בעוצמה הנדרשת בכל רחבי השטח.
- מכונות מזון – עבור הכנת המזון יש להצטייד בכל המכונות הרצויות. ניתן להעמיד דוכני מזון שונים שבאמצעותם תכינו את הכיבוד. כמו כן חשוב מאוד שתתכוננו עם מדיח תעשייתי כיוון שבמהלך האירוע או עם סיומו תמצאו את עצמכם עם כמות גדולה של כלים מלוכלכים. כיצד תשתלטו על כל הכלים? כאשר יש במקום מדיח כלים תעשייתי יהיה לכם קל יותר לבצע את הניקיון ולארגן את המקום בקלות ובנוחות.
- אטרקציות – איזו פעילות אתם מתכננים לבצע? חשבתם על שולחנות משחק או עמדות מולטימדיה? עליכם למצוא את האטרקציות המתאימות לאירוע ולאורחים שלכם.
היערכו ביסודיות והכינו את הטח להצלחה של האירוע כי אירוע מוצלח מותיר בפיהם של כלל המשתתפים טעם נפלא. הם יודו לכם על אירוע מושקע ומוקפד. אירוע שהסב להם הרבה הנאה וקורת רוח.
